Fungsi Surat Bisnis

Meskipun teknologi  informasi  dan komunikasi berkembang begitu cepat dengan adanya telepon, telepon genggam, televisi, radio, telegram, feksimile, dan komputer, surat tampaknya masih merupakaan sarana penghubung atau komunikasi yang sangat penting bagi seseoran, kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis. 

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis memiliki berbagai fungsi:

1.  Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengiriman surat. Dalam kaitanya dalam dunia bisnis, surat bisnis berfungsi untuk pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan ke pada pihak lain. 

2. Alat untuk menyimpan pembertitahuan, permintaan, atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-maslah bisnis.

 Misalnya: surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penagihan produk baru, dll. 

3. Alat buktu tertulis (dokumen tertulis), Misalnya : surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama,dll.

4.  Alat untuk mengingat, misalnya: surat bisnis yang diarsipkan. Pada aat dibutuhkan, surat-surat tersebut dapat dilihat dan dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa lalu atau sebelumnya

 5. Bukti sejarah atau historis, misalnya surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha. Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang berharga sebagiai bukti historis dalam dunia bisnis

 6. Pedoman kerja, misalnya : surat keputusan dan surat perintah. Surat tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melakukan suatu kegiatan bisnis

 7. Media promosi bagi pengiriman surat

PERBEDAAN RAPAT BISNIS DAN RAPAT NONBISNIS

salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan non bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis. rapat bisnis pada umumnya juga bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial. 

sementara itu, rapat nonbisnis orientasi dan tujuan penyelenggaraannya bukan berorientasi pada bisnis. rapat nonbisnis sifatnya adalah formal dan tidak formal. misalnya rapat nonbisnis yang bersifat formal biasanya dilakukan oleh instansi pemerintah yang memiliki sifat yang formal, sedangkan rapat nonbisnis yang bersifat tidak formal biasanya dilakukan oleh warga masyarakat (rapat warga atau rapat kampung) untuk membahas kebersihan dan perduli lingkungannya,dan lain-lain. dan rapat yang dilakukan cenderung santai, luwes dan mengalir begitu saja. rapat yang dilakukan juga jauh dari kesan seremonial, yang penting adalah sebuah kerukunan yang diutamakan.

Production Planning and Inventory Control (PPIC)

PPIC atau Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan adalah departemen yang menjembatani departemen Marketing dengan departemen-departemen lain seperti Produksi, R&D, Finance dan lain-lain untuk mencapai pengelolaan material secara tepat (tepat waktu, tepat jumlah, tepat mutu dan tepat biaya). Tugas PPIC antara lain membuat rencana produksi dengan berpedoman pada rencana sales marketing.

PPIC merupakan salah satu departemen krusial di industri farmasi. Departemen PPIC terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:

1. Bagian perencanaan produksi (production planning)

Perencanaan produksi disusun berdasarkan forecast (peramalan penjualan) yang dibuat oleh Bagian Pemasaran disertai dengan Rencana Anggaran Belanja Perusahaan (RABP). 

Tugas bagian ini meliputi:

• Membuat jadwal perencanaan dari kegiatan di bagian produksi berdasarkan permintaan dari bagian pemasaran dan berdasarkan kapasitas mesin,
• Memonitoring realisasi jadwal yang sudah ditentukan,
• Mengecek stok dari bahan baku dan kemasan.

2. Bagian pengendalian persediaan (inventory control)

Persediaan (inventory) sangat berguna dalam suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksi.

Tugas dari bagian ini adalah:

• Mengendalikan stok dari bahan baku, kemasan, dan bahan jadi agar sesuai dengan  perencanaan produksi dan permintaan dari pemasaran
• Mengevaluasi stok dari bahan baku, kemasan dan barang jadi untuk diadakan konfirmasi dengan pemasaran tentang adanya obat jadi yang harus dijual.

3. Penyimpanan

Bahan-bahan untuk keperluan produksi disimpan di gudang. Gudang meliputi gudang bahan baku, gudang bahan kemas dan gudang obat jadi.

PERAN PENTING KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

Pentingnya komunikasi bisnis dalam lintas budaya sudah saatnya para pengambilan keputusan, khususnya manajemen puncak, mengantisipasi era perdagangan bebas dan globalisasi sejak dini. Era yang ditandai dengan semakin meluasnya berbagai produk dan jasa termasuk teknologi komunikasi ini menyebabkan pertukaran informasi dari suatu negara ke negara lain semakin leluasa, sehingga seolah-olah dunia ini tidak dapat terikat dengan sekat-sekat yang membatasi wilayah suatu negara. Misalnya: masuknya sejumlah produk dan jasa dari luar negeri yang dapat dikonsumsi olek konsumen di tanah air, seperti makanan dan minuman siap saji, minuman ringan, mainan anak-anak, pakaian, perlengkapan komunikasi, kompurter personal, produk elektronik ( audio-visual ),dll

Dan dalam menyikapi era perdagangan bebas dan globalisas, perusahaan-perusahaan besar mencoba melakukan bisnis secara gelobal. Pada umumnya perusahaan-perusahaan besar yang beroperasi di tanah air baik dalm bidang manufaktu, eksplorasi, maupun jasa, menggunakan beberapa konsultan asing untuk membantu memngembangkan perusahaan, perusahaan-perusahaan di tanah air juga dapat mengembangkan bisnisnya ke dalam berbagai negara.

Semakin banyaknya pola kerja sama maupun kesepakatan ekonomi di berbagi kawasan dunia saat akan menjadikan komunikasi bisnis lintas budaya semakin penting, saat ini ada beberapa pola kerja sama ekonomi diberbagai kawasan dunia seperti kawasan ASEAN ( AFTA/ASEAN Free Trade Area), kawasan Asia Pasifik (APEC ), Kawasan Amerika Utara (NAFTA/North American Free Trade Area), Kawasan Eropa Tengah ( CEFTA/Central European Free Agreement ), kawasan Eropa ( EFTA/Latin European  Free Trede Area ), dan kawasan Amerika Latin (LAFTA/ Latin American Free Trade Association).

Memahami budaya dan perbedaanya, setiap orang tumbuh dan berkembang dalam suatu kelompok-kelompk tertentu baik yang terkait dengan kelompok keagamaan,  profesi dan bisnis. Masing-masing dapat menerapkan suatu aturan maupun perilaku yang sesuai dengan budayanya. Misalnya: penampilan, cara berpakian, bertemu, berjalan, dan berjalan antara kelompok masing-masing berbeda. 

Komponen Budaya, budaya dapat mencakaup berbagai aspek kehidupan manusia terutama yang berkaitan dengan dimensi hubungan antarmanusia, meskipun bentuk dari setiap komponen budaya dapat berbeda-beda dari suatu tempat ke tempat yang lain. Budaya memiliki beberapa komponen diantaranya:

1.      Budaya Material

2.      Lembaga Sosial

3.      System Kepercyaan

4.      Estetika

5.      Bahasa

Mengenal perbedaan budaya, dalam kehidupan sehari-hari, orang akan selalu berhubungan dengan orang lain yang memiliki latar belakang budaya dan bahasa yang berbeda. Di samping itu orang juga berbeda dalam suku, agama, ras/etnis pendidikan, usia, pekerjaan, status, dan jenis kelamin. Perbedaan berbagai macam latar belakang budaya yang ada akan mempengaruhi cara seseorang mengirim, menerima, dan menafsirkan pesan-pesan kepada orang lain. Perbedaan budaya dapat dilihat dari:

1. nilai sosial ( nilai –nilai sosial yang tumbuh dan berkembang di suatu negara bisa jadi beberapa dengan negara lain )
2. peran dan status ( peran wanita dalam dunia bisnis di negara macu sangat cukup dominan di banding dengan negara yang berkembang )
3. kebiasaan pengambilan keputusan ( proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh para manajemen puncak antara negara yang satu dengan negara yang lain itu berbeda, ada yang cepat ada juga yang lambat )
4. sikap terhadap waktu ( penilaian terhadap waktu antara negara yang satu dengan negara yang lain juga berbeda, ada juga yang ketat dan ada juga yang longgar/luwess )
5.  penggunaan ruang/jarak komunikasi ( menjaga jarak komunikasi untuk suatu budaya yang berbeda )
6.  konteks budaya (berbagai macam cara orang untuk menyampaikan pesanannya kepada orang lain sangat ditentukan pada konteks budaya, pemanfaatan sinyal komunikasi verbal dan nonverbal sangat tergantung pada konteks budaya )
7.  bahasa tubuh ( penggunaan bahasa tubuh yang sama antara negara yang satu dengan negara yang lain yang dapat diartikan berbeda, sehingga bisa menimbulkan kesalahpahaman )
8. perilaku sosial ( perilaku sosial antara negara yang satu dengan negara yang lain bisa menjadi hambatan dalam berkomunikasi )
9.  perilaku etis ( perilaku yang etis dan tidak etis antara antara negara yang satu dengan negara yang lain itu berbeda, dan kita dapat mempelajari sebuah etika bisnis di negara yang akan lebih maju )
10. Perbedaan budaya perusahan ( budaya organisasi suatu perusahaan tumbuh dan berkembang melalui suatu proses yang lama )

Cara untuk mengatasi kesulitan dalam mempraktekkan komunikasi lintas budaya dalam bisnis antara lain:

1.     Memelihara iklim komunikasi terbuka

2.     Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi

3.    Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima

4.    Menggunakan teknologi secara bijak dan bertanggung jawab

5.    Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien